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在疫情期间如何与大学有效沟通?

2020年7月1日
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我们的生活近来已经发生了翻天覆地的改变。我们正在适应一种新的常态,也在探索跟上进度和保持效率的最佳方法。但是当准备追求你的学术梦想的时候,你或许需要在一些方面做出些许的调整,其中就包括如何和你选择的大学进行沟通。

这并不意味着你就无法实现你的学业梦想或是没法得到你需要的信息。相反,这意味着你可能需要掌握并且精通新的沟通方法,这些新的沟通策略对你生活的其他方面也有所帮助。我们为你提供了一些如何能最有效地和大学在线交流的办法。

 

网络礼仪

首先,网上交流最重要的一点是需要遵守一系列的习惯和行为准则。“网络礼仪”(netiquette)这个词是由单词“网络”(network)和单词“礼节”(etiquette)组成的。这个词被用来形容在网上交流过程中的标准行为有哪些,简单地说就是可以做的事和不可以做的事。网络礼仪提醒你时刻记得,尽管你在通过键盘和鼠标在虚拟环境中的沟通,但电脑另一端和你交流的是活生生的人。

网络礼仪中的一条通用法则是,最好使用你在现实生活中和人交流的标准和法则来进行网上交流。这些行为法则包括,保持礼貌和礼仪,尊重对方的观点,以及尊重对方的时间。

在网上沟通中最令人厌烦的行为就是发送垃圾电邮,这包括在短时间内向个人和群体发送大量信息。如果你没有收到你希望的回复,或许你想要这样做,但是垃圾信息的轰炸也有可能导致你收不到任何回复,因为对方会不想和你沟通。

同样重要的一点是,你需要考虑你和朋友与家人的沟通方式和你与大学在专业环境下的沟通方式有哪些不同。使用短信缩写和表情包或许不能得到大学招生官的回复。除此之外, 在你发送信息之前一定要认真检查你的文字没有任何拼写错误或是事实错误。无论你经历了多么严重的挫败,你也要尽力控制自己的消极情绪。你有权坚定地表达观点,但粗暴的沟通和愤怒并不能带来合理的解决办法。你可以查看一下我们为你总结的“应对挑战的技巧”来获得额外的建议。

确保你在沟通的过程中尊重他人的隐私和机密。比如,如果你对自己收到的回复不满意或是认为非常搞笑,在社交网站上公开这个回复或是发给别人都不是合理的举动。你可以将自己放在对方的位置考虑一下这种曝光会对你造成什么影响。我们都不可避免地在有些方面达不到网络礼仪的预期标准,比如语法和拼写错误以及不准确的信息。但我们都只是人类。我们不能忘记的是我们在整个沟通的过程中需要保持理解和宽容,用不合礼节的莽撞的态度表现我们的傲慢和愤怒都无法解决问题。

 

条理清晰简洁

使用尽可能清楚的语言来传达你的想法和需求是一条无论如何重复都不为过的重点。在和大学沟通之前,我们建议你首先做一些研究并且归纳你的主要诉求。比如,你是想咨询入学条件还是想获取有关某个课程的信息?在有的情况中,你想要找的信息可以在大学网站上直接获取,所以花点时间做些研究总是有收获的。

永远不要期望别人会为你做研究和调查。你需要展示出你花了时间来了解信息并且明白自己想要询问的问题。如果你正在寻求别人的帮助,那么表现出你在积极寻找解决办法会更好的帮助你。

无论是你的语言还是交流的过程,简洁明了永远都是不二法则。在你开始询问之前可以先把主要的问题写下来。你可以把这些问题写进你的标题中,你即将发送的邮件事项里或者是你在公告板或频道发布的帖子的标题中。这便于阅读你文章的人可以立刻确定你的需求是什么。

避免在你的沟通中添加过多的信息,比如很多的问题或是较长的开头。在你写到自己的想要了解的细节之前,一个简单的问候和开头就足够了。如果你没有被明确要求,请记得不要添加各种附件,比如你的简历,学历证书或者是作品集。这样做会影响到你想询问的主要问题。

如果你需要回复大学发来的邮件或是解答,那么以上的准则一样适用。你需要认真阅读邮件来了解需求是什么并且计划回复的内容。你可以采用小标题或者列表的方式来使你的沟通变得简洁清楚。

使用正确的语气

语气非常重要。什么是语气?语气是在你叙述自己是谁以及称呼收件人的方式。在网上沟通的过程中很难使用正确的语气,因为在面对面的沟通中我们除了语言之外还会使用手势和声调。语气会影响接收人对于信息的反应和回复。使用正确的语法和停顿绝对是一件可以减少自己的文字被误读的办法。

你需要在整个沟通的过程中保持语气的一致。你的语气应该保持礼貌,专业和积极。这会帮助读者建立起关于你的积极形象,同时他们也会更容易帮助你。

有时你可能倾向使用表情符号来表达自己的感受,但是在专业的沟通之中使用表情符号是需要避免的。因为表情符号太过随便,会被解读成轻浮的意思。对那些你已经建立了长期友好关系的人是可以发表情符号的,但是你要注意自己的语气不能太过随便。

另外一个潜在的问题就是使用加粗和大写的文字来突出你的观点。这种行为在大多数情况下会被解读为充满攻击性。此外使用多种颜色和复杂的字体来加强自己的语气也会产生同样的效果。保持简单和传统你才会留下一个好的印象。使用有礼貌的和尊重的语气将会很有效地帮你建立关系,并且表示你尊重和你沟通的对方。

 

提供正确的信息

无论是哪种沟通方式,传递正确信息都是非常重要的。在写邮件和帖子之前,推荐你把自己想要表达的主要观点和每种观点需要的信息列一个清单。或许这些信息是课程代码或者某门考试成绩。在使用在线学习平台和工具中,往邮件中加入关键信息有助于对方回答你的问题。

尽量避免用含糊不清或是过于笼统的方式提问,相反你应该用直接和提问式的方法。如果你需要在邮件中加入附件,确保你在正文中提到了这一点以便对方查阅。一个很常见的问题就是忘了添加附件。在发表事实性的观点和主张的之前要做一些相关的调查。不要让你的读者来猜测你的信息是什么,要记得在正文中添加对方可能需要的关键信息,比如编号和学号。

使用不同的渠道

在与大学沟通的过程中你或许会有不同的渠道可以选择。根据你不同的诉求选择最合适的渠道才最有可能帮助你解决问题。

邮件是最主要也是官方的联系方式。这个方式可以使你联系某个人或是大学的服务中心,并且在内容中添加关键的信息。如果你在想什么时候使用邮件才是最合适的情况,以下是一些你应该使用邮件沟通的情形:

  • 如果你想要联系的人很忙,很难取得联系
  • 你想要解决的问题并不急切,同时提前发送邮件是主动积极解决问题的办法
  • 当你需要发送一些文件的时候
  • 你想要保留沟通往来的证据,邮件适用于这种正式沟通的场合

如果你的问题比较复杂,需要在电话中或是面对面解决,那么发邮件可能不是最佳的选择。同时高度机密的信息也不建议使用邮件共享,更不能用社交媒体发送。

如果你只有简单的小疑问,那么社交媒体是你最佳的选择。大学的社交媒体账号中通常会有学生代表或是工作人员来管理沟通,发文和信息,他们会帮助你解决问题。此外你也可以使用论文和公告栏。

当使用社交媒体联系的时候请记得简洁明了是非常重要的。此外,你也应该确保你的社交媒体简介和你想要展示的形式是一致的。当你决定申请大学的时候,参与在线讨论,活动和回复信息可以对你有很大的帮助。在参与的过程你了解了他们的活动和内容,同时招生官在招生的过程中也会将你的社交媒体互动作为你是否适合这所大学的依据。

 

写作小妙招

以下是我们提供的正确写作的小妙招:

  • 把问题放在主题栏,主题明了,使用关键词
  • 保持语气的始终如一和专业
  • 永远展示出社交礼仪
  • 为与你沟通的另一方着想
  • 不要使用大写
  • 检查语法和拼写错误
  • 避免使用表情符号
  • 不要在正文之中使用缩写
  • 做好研究功课,添加相关的信息
  • 保持内容的简短

 

在看完这篇文章之后你就可以放心地和大学进行沟通了。不要忘了同时也看看我们为你准备的撰写大学申请的小技巧,如何写出完美的奖学金申请,以及完成一篇出色的个人陈述。什么都无法阻挡你追求自己的学业目标。

 

 

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