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如何用英文给国外大学招生官写邮件

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在高中毕业之后,许多同学就开始自己的留学申请之路。而现在也有越来越多的同学开始进行DIY自助留学申请,而过程中肯定少不了要和招生官打交道。和招生官面谈或直接电话通话,都需要流利的英文水平,快速的临时反应能力。相比之下,邮件是比较稳妥且最常用的方式。那么,怎样才能写一封得体的邮件,给招生官留下好印象呢?Hotcourses中文特地为你整理了以下的建议。

 

>>点击查看DIY出国留学数据库:国外大学/留学专业/招生官邮箱

 

1.使用常规或正式的邮箱名。

许多同学可能已经知道不管是求学还是找工作,都尽可能少用qq邮箱。这不是因为大家对qq有什么偏见,而是因为qq邮箱通常都用数字作为邮箱名,比如567718192@qq.com,看起来比较不正规。当然,即使你用了字母拼写做邮箱名,也要注意最好写正式的姓名,如果招生官同时收到两封邮件,分别来自 mingli@yahoo.com 和 smellycat@yahoo.com。相信大家都知道怎么选了。如果有学校邮箱,相对会更好。

 

2.邮件的主题栏尽量简短礼貌,紧扣内容的主题。

建议取内容的关键词作为标题,直截了当,一目了然,如About/Regarding Civil Engineering Graduate Program Application。

  • 招生官邮件很可能堆积如山,以下是几种容易被招生官直接丢进垃圾箱的情况:
    • 用“Urgent!!!”,紧急!等不礼貌的语气。别忘了,在邮件那头的招生官,也是有情绪的人。
    • 主题栏带各种火星符号,如&*#$@%^_^或表情等,哗众取宠,给人以不严肃对待的感觉。
    • 主题栏太长。“Hi, I’m Angie, I’m interested in learning the details of civil engineering program for year xxx, would you please tell me ……”要看完这么多内容,才能大概知道主题的一二,主题看着都这么累,正文还能期待吗?
    • 无主题。招生官一般不会留意无主题的文件,而且这也显得写信人的潦草和马虎。

 

3.称呼尽量具体。

如果能在学校网站等途径找到招生官的名字,建议直接称呼姓名,如Dear Mr. McCarthy, 而不是To Whom It May Concern。如果没有,也可以用比较通用的Dear Sir/Madam或Dear officer,安全而且不用担心性别引起称谓的不同。

 

4.正文简单清晰,逻辑分明。

招生官每天要阅读很多的来信,内容过于繁琐冗长本能地让人反感。在这里不得不强调下中英文表达的不同。中文表达通常铺垫很多后才进入主题,而相对地英文则偏向直接进入主题的表达方式。同时,有时候想表达的太多,疑虑也多,容易导致表达不清晰。建议先理清思路。务必介绍你的相关背景,这样提出疑问,招生官才能给你具体的建议,有的放矢。

 

5.把问题编号写下来,但不要罗列太多。

虽然你可能会有十多个问题,但是一股脑地搬出来给招生官,也会让人头大的。建议按照问题的主次和轻重,先问紧急的最关注的。

 

6.不要有拼写错误。

邮件发出前,请务必进行拼写检查,从头至尾以旁观者的心态,再阅读一遍。

7.其他小细节 

  • 礼貌结尾,附上签名。一般以“Best Wishes/ Regards”结尾。参考示例:

          Thanks for your time and may you have a nice day. 

          Best Regards,

          Ming

          如若遇上特殊节日,可顺祝节日快乐。

 

  • 核对招生官邮箱,你也不想辛苦写好的邮件误发,或是沦为别人邮箱的垃圾邮件。

 

  • 发送邮件后,若无回音,建议可适当间隔后询问,如一周后,切忌狂轰滥炸。

 

  • 收到回信后,请记得礼貌地给招生官回信,并表示感谢。

 

以上就是小编给各位总结的建议啦。而且,现在你不需要上网一一寻找招生官的联系方式啦,Hotcourses中国官网上有个神奇的招生官邮件按钮,只要轻轻一按,填写问题,就可以直接发邮件给招生官了!一起去体验一下,和招生官开始愉快的交流吧!

 

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